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Telefonkonferenz einrichten - 14 allgemeine Tipps zum Organisieren einer Telco:

Wenn Sie eine Telefonkonferenz kostenlos starten möchten, sind folgende allgemeine Tipps und Hinweise zur Organisation von Telefonkonferenzen sicher hilfreich:

Vor Telefonkonferenzen:

  • Planung: Eine Telefonkonferenz sollte wie ein persönliches Treffen sorgfältig geplant werden. Stichworte Anlass, kurze Agenda, was soll erreicht werden ?
  • Einladung: Legen Sie Datum und Uhrzeit fest und teilen Sie diesen bei der Einladung mit, am sinnvollsten per eMail oder SMS.
  • Uhrzeit im Ausland: Wenn Sie Teilnehmer aus dem Ausland haben, bitte entsprechend unterschiedliche Zeitzonen beachten. Also wann ist der beste Zeitpunkt für die Telefonkonferenz ? Wann ist es in den entsprechenden Ländern wie spät ?
  • In der Einladung sollte stehen: Anlass / Thema, Zeitpunkt, Zeitraum und Teilnehmern der Konferenz

Beim Start der Konferenzschaltung:

  • Pünktlich sein: Seien Sie bei Ihrer Telefonkonferenz pünktlich, am besten schon fünf Minuten eher.
  • Begrüßung mit Namen: Der Moderator sollte sich und die Teilnehmer allen Teilnehmern kurz vorstellen und mit Namen begrüßen. Auch eine Nachfrage ob evt. Unterlagen allen vorliegen ist oft sinnvoll.

Während der Telefonkonferenz:

  • Namensnennung vor Wortmeldungen: Bei einer Konferenz mit vielen Teilnehmern sollte der Moderator bei der Begrüßung darum bitten, dass jeder Teilnehmer immer kurz seinen Namen sagt - dies vereinfacht die Zuordnung untereinander enorm.
  • Umgebungsgeräusche vermeiden: Evt. Hintergrundgeräusche können störend bei einer Telefonkonferenz sein und sollten deshalb vermieden werden - vor allem bei Teilnehmern welche sich mobil einwählen - eine ruhige Umgebung ist hilfreich. Zur Not können Sie als Moderator die Teilnehmer stumm schalten.
  • Durcheinander vermeiden: Es sollte, vor allem bei vielen Teilnehmern, nur nach Aufforderung vom Moderator gesprochen werden.
  • Abstimmungen: Bitten Sie als Moderator jeden Teilnehmer einzeln unter Namensnennung um Stellungname und Votum
  • Folgekonferenz: Vereinbaren Sie einen eventuellen Termin für eine Folgekonferenz. Für regelmässige und wiederkehrende Konferenzen nutzen Sie unsere Dienste um eine eigene feste Ortsnetz-Rufnummer zu erhalten.

Nach der Telco:

  • Ergebnis-Protokoll: Ein Protokoll sollte am besten sofort erstellt werden - solange alle Informationen noch frisch sind.
  • Folge-Konferenz: Vereinbaren Sie einen eventuellen Termin für eine Folgekonferenz. Für regelmässige und wiederkehrende Konferenzen nutzen Sie unsere Dienste um eine eigene feste Ortsnetz-Rufnummer zu erhalten.
  • Empfehlen und folgen Sie Konferenzen.EU: Bleiben Sie mit uns in Kontakt und folgen Sie uns auf Twitter, Google+ und Facebook - und natürlich freuen wir uns auch über Empfehlungen wenn Ihnen konferenzen.eu gefällt:

Mit diesen Tipps im Hinterkopf können Sie nun Ihre Telefonkonferenz starten und erfolgreich managen.